Bureau administratif externalisé · TPE, PME, artisans et BTP
Votre service administratif externalisé, partout en France
Travailler avec Pro-Secrétariat Catalan, c'est dégager du temps et gagner de l'argent.
Votre entreprise a besoin d'un service administratif, pas forcément d'une salariée à temps plein. Je prends en charge à distance vos devis, factures, relances, l'administratif de vos salariés, vos appels d'offres et vos certifications, et j'organise le tout pour qu'il tourne. Une seule interlocutrice, qui connaît votre entreprise.
- Une interlocutrice unique
- Cheffe d'entreprise, comme vous
- Vos données restent confidentielles
- À distance partout en France
- Entreprise basée dans les Pyrénées-Orientales
- 196clients accompagnés
- 1interlocutrice unique pour tout votre administratif
- Franceentière, à distance
Vous êtes…
Un service administratif adapté à votre entreprise
Dirigeant de TPE ou PME
Vous n'avez pas de service administratif, ou votre assistante est débordée. Je deviens votre secrétariat externalisé.
Le secrétariat externaliséEntreprise du BTP
Devis, situations, sous-traitance, appels d'offres, qualifications : un secrétariat qui connaît le bâtiment.
Le secrétariat BTPArtisan
Vous êtes sur le terrain toute la journée. Je reprends l'administratif que vous faisiez le soir.
Pour les artisansVous vous reconnaissez ?
Votre administratif prend-il trop de place dans vos journées ?
Vous n'avez pas créé votre entreprise pour passer vos soirées à faire des devis.
Vous faites encore vos devis le soir, après les chantiers ou les rendez-vous.
Vous repoussez les relances clients… et les impayés s'accumulent.
Votre boîte mail déborde et vous avez peur de rater quelque chose.
Vos documents sont éparpillés entre plusieurs dossiers, logiciels et boîtes mail.
Vous saisissez plusieurs fois les mêmes informations.
Tout l'administratif repose sur vous. Si vous vous arrêtez, tout s'arrête.
Vous perdez du temps à chercher une facture ou un justificatif.
Votre entreprise grandit, mais votre organisation n'a pas suivi.
Vous avez besoin d'aide, mais pas assez pour embaucher à temps plein.
Vous n'avez peut-être pas besoin d'embaucher une secrétaire.
Vous avez besoin d'un service administratif qui fonctionne.
La solution
Un bureau administratif externalisé, qui travaille pour vous chaque mois
Une petite entreprise n'a pas toujours assez de travail administratif pour un poste à temps plein. Pourtant, les devis doivent partir, les factures être envoyées, les clients relancés et les échéances respectées. Je deviens votre service administratif, sans les contraintes d'un recrutement.
Je prends en charge
Devis, factures, relances, mails, fournisseurs, classement : le quotidien administratif ne repose plus sur vous.
J'organise
Je structure vos dossiers, je crée les procédures et je mets en place des tableaux de suivi clairs.
J'automatise
Quand c'est utile, je mets en place des outils qui font le répétitif. Je garde toujours le contrôle.
Comparez
Tout faire vous-même, embaucher ou externaliser ?
Tout gérer soi-même
- Des heures prises sur votre métier
- Les soirées et week-ends y passent
- Des relances repoussées
- Des oublis et des retards de paiement
Embaucher
- Salaire et charges, même en période creuse
- Recrutement, formation, management
- Congés et absences à gérer
- Un poste de travail à équiper
Externaliser
- Une solution flexible, adaptée à votre volume
- Un budget mensuel connu à l'avance
- Des compétences disponibles tout de suite
- Une interlocutrice qui connaît votre entreprise
- Pas de recrutement ni de gestion d'équipe
Chaque situation est différente : selon votre volume de travail, une embauche peut être la bonne solution. Le diagnostic sert justement à le déterminer honnêtement avec vous.
Mes solutions
Ce que je prends en charge pour vous
Des solutions pensées pour un résultat : un administratif géré, suivi et organisé.
Bureau administratif externalisé
Vous externalisez tout ou partie de votre service administratif. Une vraie fonction administrative dans votre entreprise, sans recruter.
Comment ça marcheSecrétariat externalisé
Une assistante administrative à distance : mails, fournisseurs, classement, administratif des salariés et pièces transmises à votre expert-comptable.
Voir le détailBureau administratif automatisé
J'analyse votre fonctionnement, je simplifie et j'automatise ce qui peut l'être. Moins de tâches répétitives, jamais moins de suivi.
DécouvrirAppels d'offres
Vous vous concentrez sur votre réponse métier. Je sécurise et j'organise toute la partie administrative du dossier.
En savoir plusCertifications et qualifications
Qualiopi, Qualibat, RGE : je prépare, j'organise et je suis vos dossiers, pièces, preuves et échéances.
En savoir plusDevis, factures et relances
Devis envoyés vite, factures à temps, règlements pointés, impayés relancés : votre trésorerie suivie chaque semaine.
En savoir plusAvant / après
Ce qui change quand votre administratif est géré
Avant Pro-Secrétariat Catalan
- Des devis qui attendent plusieurs jours
- Des factures envoyées en retard
- Des relances oubliées, une trésorerie tendue
- Une boîte mail qui déborde
- Des soirées et week-ends consacrés à l'administratif
- Tout repose sur vous
Avec Pro-Secrétariat Catalan
- Des devis et factures envoyés à temps
- Des relances suivies, des paiements qui rentrent
- Des procédures claires et des documents rangés
- Une interlocutrice qui connaît votre dossier
- Une visibilité mensuelle sur votre activité
- Des automatisations qui font le répétitif
Forfaits mensuels
Un abonnement mensuel, un administratif géré
Vous n'achetez pas des heures : vous confiez un périmètre, et je m'engage sur le résultat.
Essentiel
Pour l'artisan seul ou la petite structure.
690 € HT / mois
L'administratif quotidien enfin sous contrôle.
- Devis et facturation
- Suivi administratif
- Classement documentaire
- Relances simples
- Boîte mail administrative
- Tableau de suivi
Pilotage
Pour l'entreprise de 2 à 10 salariés.
1 190 € HT / mois
Vous savez où vous en êtes, chaque mois.
- Tout le forfait Essentiel
- Fournisseurs et factures d'achat
- Pièces transmises à l'expert-comptable
- Relances clients structurées
- Suivi trésorerie et impayés
- Tableaux de bord
- Rendez-vous mensuel dirigeant
Direction administrative externalisée
Pour la PME qui aurait presque besoin d'une assistante salariée.
1 990 € HT / mois
Votre service administratif, sans recruter.
- Gestion administrative étendue
- Coordination avec l'expert-comptable
- Tableaux de bord
- Procédures écrites
- Automatisations
- Suivi hebdomadaire dirigeant
Abonnements avec engagement de 12 mois, le temps de structurer vraiment votre administratif. Le périmètre exact de votre forfait est défini par écrit avec vous. Si votre activité grandit, on fait le point ensemble avant toute évolution : pas de surprise sur la facture.
Automatisation
Je ne reprends pas votre fonctionnement tel quel. Je l'améliore.
Quand je prends en charge votre administratif, je cherche aussi ce qui peut être simplifié, centralisé ou automatisé. Résultat : moins de saisies, moins d'oublis, plus de temps pour vous.
Les outils font le répétitif. Moi, je garde l'œil sur tout.
Voir ce qui peut être automatisé chez moiLa facture part dès que le chantier ou la mission est validé.
Les relances sont programmées aux bonnes dates.
Je vérifie les retards et je gère les cas délicats avec tact.
Les justificatifs sont classés au bon endroit.
Je vous présente le tableau de bord et on décide ensemble.
Qui suis-je ?
Laetitia, fondatrice de Pro-Secrétariat Catalan
Je suis moi-même cheffe d'entreprise. Je connais le manque de temps, l'urgence permanente, la trésorerie à surveiller, les clients, les fournisseurs et les échéances qui tombent toutes en même temps.
Ancienne comptable en entreprise, je co-dirige aussi une entreprise de rénovation : je connais de l'intérieur les réalités des artisans et du BTP. J'enseigne également l'optimisation des processus administratifs en BTS. Mon métier, c'est de vous rendre du temps en rendant votre administratif simple, suivi et fiable.
Vous savez qui s'occupe de votre administratif.Pas une plateforme anonyme : moi.
Ils en parlent
5/5 sur Google, 29 avis
Trois avis laissés par des clients sur la fiche Google de Pro-Secrétariat Catalan, reproduits tels quels.
★★★★★
« J'ai eu le plaisir de faire appel à Pro Secrétariat Catalan pour des services de secrétariat, et je suis absolument ravie de la qualité de leur travail. Leur équipe est extrêmement professionnelle, réactive et d'une grande efficacité. Grâce à leur assistance, j'ai pu me concentrer pleinement sur mes priorités, tout en ayant l’assurance que mes tâches administratives étaient gérées de manière irréprochable. Merci à Madame Trevino pour son professionnalisme et son écoute. »
★★★★★
« Laetitia est une femme à l’écoute et très professionnelle, un travail de qualité, elle sera s’adapter à votre budget. Je la recommande les yeux fermés. »
★★★★★
« Excellente expérience avec cette entreprise de secrétariat ! Professionnalisme, réactivité et qualité du travail sont au rendez-vous. Je recommande vivement leurs services ! »
Pourquoi me choisir ?
Ce qui fait la différence
Une interlocutrice unique
Pas de plateforme anonyme. Vous connaissez la personne qui pilote votre administratif.
Une dirigeante au service des dirigeants
Je vis les mêmes contraintes que vous. Je comprends vos priorités sans avoir à tout expliquer.
L'expérience des TPE et du BTP
Devis, situations, fournisseurs, attestations : je connais les problématiques des artisans.
Je ne fais pas que gérer : j'organise
Je cherche toujours à améliorer votre fonctionnement, pas seulement à exécuter.
L'humain et la technologie
J'utilise outils numériques, automatisations et intelligence artificielle quand ils vous font gagner du temps.
Une solution qui évolue avec vous
Commencez avec un besoin limité, puis évoluez vers un vrai bureau administratif externalisé.
Pour commencer
Commencez par un diagnostic de votre administratif
Avant de vous proposer quoi que ce soit, je regarde comment votre administratif fonctionne vraiment. Vous repartez avec une vision claire : ce qui vous fait perdre du temps, ce qui peut être délégué, ce qui peut être automatisé.
- Les tâches qui vous prennent le plus de temps
- Les blocages, les doublons et les risques d'oubli
- Ce qui peut être délégué et ce qui peut être automatisé
- Les outils à améliorer et l'organisation à mettre en place
- Une proposition de forfait adaptée et chiffrée
Point découverte
30 minutes au téléphone ou en visio pour faire connaissance et comprendre votre besoin.
Diagnostic administratif
Analyse de votre fonctionnement et premières recommandations. Entièrement déduit de votre premier mois si vous choisissez un forfait.
Audit administratif complet
Analyse approfondie de vos process, outils et documents, avec un plan d'organisation et d'automatisation écrit.
Vos questions
Questions fréquentes
Travaillez-vous à distance ou sur place ?
Principalement à distance, partout en France : échanges par mail, téléphone, visio et outils partagés. Je me déplace ponctuellement dans les Pyrénées-Orientales quand c'est utile, par exemple pour le diagnostic.
Travaillez-vous avec les entreprises du BTP ?
Oui, c'est une de mes spécialités : je co-dirige moi-même une entreprise de rénovation. Devis, situations de travaux, documents des sous-traitants, appels d'offres et qualifications font partie de mon quotidien.
Quelle différence avec mon expert-comptable ?
Votre expert-comptable tient votre comptabilité et établit vos comptes. Moi, je gère l'administratif en amont : devis, factures, relances, fournisseurs, classement, et je lui prépare des éléments propres et complets. Nous travaillons en complément.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Oui. Vos informations restent strictement confidentielles, je travaille avec des outils sécurisés et les accès sont définis avec vous. Vous restez propriétaire de toutes vos données.
Dois-je changer de logiciels ?
Pas forcément. Je m'adapte d'abord à vos outils. Si un changement vous fait gagner du temps, je vous le propose et je vous accompagne.
Que se passe-t-il si mon activité augmente ?
Le périmètre de votre forfait est défini par écrit. Si votre activité grandit durablement, on fait le point ensemble et on ajuste la formule. Vous n'avez jamais de mauvaise surprise sur la facture.
Y a-t-il un engagement ?
Les forfaits mensuels sont conclus pour 12 mois. C'est le temps nécessaire pour structurer vraiment votre administratif et en voir tous les bénéfices.
Et si votre prochain recrutement administratif était… une externalisation ?
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement, pour faire le point sur votre administratif et voir ce que je peux prendre en charge.
Ou réservez directement un créneau de 30 minutes
Travailler avec Pro-Secrétariat Catalan, c'est dégager du temps et gagner de l'argent.