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Automatisation
Le bureau administratif externalisé et automatisé
J'observe comment votre administratif fonctionne, puis je décide avec vous de ce qui doit rester humain, de ce qui peut être simplifié et de ce qui peut être automatisé.
Ma démarche
Chaque tâche trouve sa bonne place
Ce qui reste humain
Les relations clients délicates, les décisions, les cas particuliers.
Ce qui peut être simplifié
Les circuits trop longs, les doublons, les étapes inutiles.
Ce qui peut être automatisé
Les tâches répétitives et prévisibles, qui n'ont pas besoin de jugement.
Ce qui peut être centralisé
Les informations dispersées, rassemblées en un seul endroit.
Exemples concrets
Ce que l'automatisation peut faire pour vous
Relances et rappels
- Relances automatiques des factures
- Rappels d'échéances
- Suivi automatique des tâches
Documents
- Classement automatique de certains documents
- Génération ou préremplissage de documents
- Récupération automatique d'informations
Outils et pilotage
- Liens automatiques entre vos logiciels
- Centralisation des demandes
- Tableaux de bord à jour
Emails
- Réponses types et emails automatisés
- Tri et classement des messages
Circuits de travail
- Création de workflows
- Validation et suivi des étapes
Intelligence artificielle
- Aide sur certaines tâches répétitives
- Toujours contrôlée et vérifiée par moi
Ma règle
La technologie ne remplace pas l'humain
Les outils font le répétitif. Moi, je garde l'œil sur tout.
L'automatisation exécute. Je supervise, je contrôle et je reste votre interlocutrice. Vous gagnez en rapidité sans perdre le suivi personnalisé.
J'analyse votre fonctionnement actuel et vos outils.
Je structure les process et les documents.
Je mets en place les automatisations utiles.
Je supervise, j'ajuste et je vous rends compte.
Comment en bénéficier ?
Les automatisations sont incluses dans le forfait Direction administrative externalisée. Pour définir précisément ce qui peut être automatisé chez vous, tout commence par un audit administratif complet (790 € HT).
Trois exemples
À quoi ressemble une automatisation, concrètement
Du devis signé à la facture
Le devis est signé : la facture d'acompte est préparée, une tâche de suivi est créée et le client est relancé automatiquement s'il ne paie pas à l'échéance. Je vérifie avant chaque envoi.
Des demandes centralisées
Les demandes qui arrivent par mail ou par formulaire deviennent des tâches dans un seul tableau, avec un responsable et une date. Plus rien ne se perd dans la boîte mail.
Des justificatifs rangés
Les factures fournisseurs reçues par mail sont enregistrées dans le bon dossier, nommées de la même façon, et prêtes pour le comptable.
Les outils
Des outils simples, choisis pour vous
Je pars toujours de ce que vous utilisez déjà. Quand un outil manque, je choisis le plus simple qui fasse le travail.
- Microsoft 365 et Google Workspace : mails, documents, agendas partagés
- Notion : tableaux de suivi, procédures, base de tâches
- Make : liens automatiques entre vos outils
- Vos logiciels de devis, de facturation et de gestion
L'intelligence artificielle, quand elle aide
Résumer un long document, préparer un premier jet de courrier, extraire des informations d'une facture : l'IA fait gagner du temps sur certaines tâches. Je l'utilise avec votre accord et je relis toujours.
Je l'enseigne aussi
J'enseigne l'optimisation des processus administratifs en BTS : structurer, simplifier et automatiser, c'est mon métier au quotidien.
Vos questions
Questions fréquentes
Faut-il être à l'aise avec l'informatique ?
Non. Je mets en place les outils, je les fais fonctionner et je vous montre seulement ce dont vous avez besoin au quotidien.
Quels outils utilisez-vous ?
Selon vos besoins et ce que vous utilisez déjà : Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Make, et vos logiciels de gestion. Je pars toujours de votre existant.
L'automatisation remplace-t-elle le suivi humain ?
Non. Les outils font le répétitif : classer, rappeler, envoyer. Je garde l'œil sur tout et je gère moi-même les cas délicats.
Utilisez-vous l'intelligence artificielle avec mes données ?
Seulement quand elle fait vraiment gagner du temps, avec votre accord, et en choisissant des outils adaptés à des données professionnelles confidentielles.
Combien coûte une automatisation ?
Les automatisations sont incluses dans le forfait Direction administrative externalisée. Pour un projet ciblé, l'audit administratif complet (790 € HT) établit un plan d'organisation et d'automatisation écrit.
Et si votre administratif travaillait un peu tout seul ?
Découvrons ensemble ce qui peut être simplifié et automatisé dans votre entreprise.
Ou réservez directement un créneau de 30 minutes
Travailler avec Pro-Secrétariat Catalan, c'est dégager du temps et gagner de l'argent.