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Secrétariat externalisé · partout en France
Secrétariat externalisé : une assistante administrative à distance pour votre entreprise
Vous avez besoin d'une secrétaire, mais pas d'une salariée à temps plein. Je deviens l'assistante administrative de votre TPE ou PME, à distance, avec un forfait mensuel clair et une seule interlocutrice qui connaît votre dossier.
Ce que je prends en charge
Ce que fait votre assistante administrative à distance
Le quotidien administratif d'une petite entreprise, pris en charge avec méthode. Vous choisissez le périmètre ; je m'engage sur le suivi.
Devis et facturation
Devis mis en forme et envoyés, factures et acomptes émis à temps, règlements pointés.
Devis, factures et relancesRelances et suivi clients
Relances programmées, impayés suivis, clients informés : la trésorerie ne dépend plus de votre mémoire.
Boîte mail et agenda
Tri de la boîte administrative, réponses courantes, suivi des échéances et des rendez-vous.
Fournisseurs et classement
Factures d'achat, justificatifs, contrats et attestations classés et retrouvables en quelques secondes.
Administratif des salariés
Embauches, documents du personnel, suivi des absences, éléments à transmettre pour la paie.
Organisation et outils
Procédures écrites, tableaux de suivi, automatisations utiles : votre administratif tient debout sans vous.
Le bureau automatiséComment on travaille
Une secrétaire à distance, aussi présente qu'une secrétaire sur place
Le travail à distance n'est pas un frein quand l'organisation est claire. Voici comment je l'organise avec chaque client.
Un point de départ clair
Un diagnostic de votre administratif : ce qui vous prend du temps, ce qui peut être délégué, ce qui peut être automatisé.
Des accès définis ensemble
Boîte mail, logiciel de facturation, espace de stockage partagé : vous choisissez ce que vous me confiez, et vous gardez la main.
Des outils partagés
Je travaille avec Microsoft 365, Google Workspace, Notion et vos logiciels de gestion. Vos documents restent chez vous.
Un circuit simple pour vous
Vous m'envoyez une photo, un message ou un vocal depuis le chantier ou le rendez-vous. Je m'occupe du reste.
Des points réguliers
Un rendez-vous mensuel ou hebdomadaire selon le forfait, et un tableau de suivi toujours à jour.
Une continuité garantie
Les procédures sont écrites : votre administratif ne repose plus sur la mémoire d'une seule personne.
Comparez
Secrétaire salariée, plateforme ou secrétariat externalisé ?
Embaucher une secrétaire
- Salaire et charges, même en période creuse
- Recrutement, formation, management
- Congés et absences à remplacer
- Un poste de travail à équiper
Passer par une plateforme
- Une personne différente selon les missions
- Un paiement à l'heure, difficile à prévoir
- Pas de vision d'ensemble de votre entreprise
- Pas de structuration de votre organisation
Le secrétariat externalisé PSC
- Une seule interlocutrice, qui connaît votre entreprise
- Un forfait mensuel connu à l'avance
- Une organisation structurée et documentée
- Des automatisations quand elles font gagner du temps
- Pas de recrutement ni de gestion d'équipe
Selon votre volume de travail, une embauche peut être la bonne solution. Le diagnostic sert justement à le déterminer honnêtement avec vous.
Pour qui ?
Un secrétariat adapté à votre activité
TPE et PME
Entreprises de 1 à 50 personnes sans service administratif, ou dont l'assistante est débordée.
Voir les forfaitsEntreprises du BTP
Devis, situations, attestations, sous-traitance, appels d'offres : je connais le bâtiment de l'intérieur.
Le secrétariat BTPArtisans
Vous êtes sur le terrain toute la journée : je reprends l'administratif que vous faisiez le soir.
Pour les artisansVos questions
Questions fréquentes
Une secrétaire indépendante peut-elle travailler pour une entreprise située loin de chez elle ?
Oui. Je travaille à distance avec des entreprises partout en France : mail, téléphone, visio et outils partagés. L'entreprise est basée dans les Pyrénées-Orientales, ce qui permet aussi de se rencontrer si vous êtes dans la région.
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
Mes forfaits mensuels vont de 690 € HT (artisan seul ou petite structure) à 1 990 € HT (PME qui aurait presque besoin d'une assistante salariée). Le périmètre exact est défini par écrit après un diagnostic.
Quelle différence avec une assistante virtuelle ou un télésecrétariat ?
Le télésecrétariat répond surtout à vos appels. Je prends en charge la gestion administrative elle-même : devis, factures, relances, fournisseurs, documents, organisation.
Faut-il me donner accès à mes logiciels ?
Uniquement à ce que vous décidez de me confier. Les accès sont définis ensemble, vous restez propriétaire de vos données et vous pouvez les retirer à tout moment.
Travaillez-vous avec mon expert-comptable ?
Oui. Je ne tiens pas votre comptabilité, qui reste le travail de votre expert-comptable : je lui transmets des pièces classées et complètes, ce qui lui fait gagner du temps.
Et si votre prochaine secrétaire travaillait à distance ?
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement, pour voir ce que je peux prendre en charge dans votre entreprise.
Ou réservez directement un créneau de 30 minutes
Travailler avec Pro-Secrétariat Catalan, c'est dégager du temps et gagner de l'argent.