Accueil › Externaliser mon administratif
Externaliser mon administratif
Externaliser la gestion administrative de votre entreprise
Avec le bureau administratif externalisé, vous n'achetez pas quelques heures de secrétariat : vous intégrez une vraie fonction administrative à votre entreprise.
Le principe
Quand votre entreprise grandit, votre administratif doit suivre
Les devis doivent être faits, les factures envoyées, les règlements suivis, les clients relancés, les documents organisés, les mails traités et les échéances respectées.
Dans beaucoup de petites entreprises, tout cela repose sur le dirigeant, ou sur quelqu'un qui le fait « en plus ». Le bureau administratif externalisé vous apporte une organisation solide, suivie chaque mois, sans les contraintes d'une embauche.
Votre journée devrait servir à développer votre entreprise, pas à courir après vos factures.
Vous gardez les décisions. Je prends en charge l'exécution, l'organisation et le suivi, et je vous rends compte régulièrement.
La méthode
Comment je mets en place votre bureau administratif
Six étapes pour passer d'un administratif subi à un administratif piloté.
Analyse de votre fonctionnement
Je regarde comment votre administratif fonctionne aujourd'hui : outils, documents, circuits, points de friction.
Choix des tâches à déléguer
Nous définissons ensemble ce que je prends en charge et ce que vous gardez.
Organisation des outils et documents
Dossiers partagés, modèles de devis et factures, accès : tout est rangé et accessible.
Création des procédures
Chaque tâche récurrente a sa procédure écrite. Votre administratif ne dépend plus d'une seule mémoire.
Prise en charge au quotidien
Je gère les tâches convenues, dans les délais, avec un tableau de suivi à jour.
Suivi et amélioration
Rendez-vous réguliers, tableaux de bord, et amélioration continue : automatisations, simplifications.
Ce que vous pouvez me confier
Tout ou partie de votre administratif
Ventes et clients
- Devis et facturation
- Suivi des règlements
- Relances clients
- Suivi administratif clients
Achats et lien avec l'expert-comptable
- Suivi fournisseurs
- Factures d'achat
- Pièces classées pour l'expert-comptable
- Lien avec l'expert-comptable
Organisation et suivi
- Gestion des mails administratifs
- Classement et gestion documentaire
- Suivi des échéances
- Courriers, documents et tableaux de suivi
Comparez
Tout faire vous-même, embaucher ou externaliser ?
Tout gérer soi-même
- Des heures prises sur votre métier
- Les soirées et week-ends y passent
- Des relances repoussées
- Des oublis et des retards de paiement
Embaucher
- Salaire et charges, même en période creuse
- Recrutement, formation, management
- Congés et absences à gérer
- Un poste de travail à équiper
Externaliser
- Une solution flexible, adaptée à votre volume
- Un budget mensuel connu à l'avance
- Des compétences disponibles tout de suite
- Une interlocutrice qui connaît votre entreprise
- Pas de recrutement ni de gestion d'équipe
Chaque situation est différente : selon votre volume de travail, une embauche peut être la bonne solution. Le diagnostic sert justement à le déterminer honnêtement avec vous.
Vos questions
Questions fréquentes
Quelles tâches peut-on externaliser ?
Presque tout l'administratif courant : devis, factures, relances, suivi des fournisseurs, boîte mail, classement, transmission des pièces à l'expert-comptable, administratif des salariés, appels d'offres et dossiers de certification. Les décisions et le cœur de votre métier restent chez vous.
Puis-je externaliser seulement une partie de mon administratif ?
Oui. Beaucoup d'entreprises commencent par la facturation et les relances, puis élargissent quand l'organisation est en place.
Externaliser ou embaucher : comment choisir ?
Si votre besoin ne justifie pas un temps plein, ou s'il varie selon les périodes, l'externalisation est souvent plus souple et plus économique. Si vous avez besoin d'une présence quotidienne sur place, une embauche peut être préférable. Le diagnostic sert à trancher.
Comment se passe la mise en place ?
On commence par un diagnostic de votre fonctionnement. Ensuite, je définis avec vous le périmètre, les accès et les outils, puis je prends le relais progressivement en écrivant les procédures au fur et à mesure.
Mes données restent-elles confidentielles ?
Oui. Les accès sont définis avec vous, vous restez propriétaire de vos données et vous pouvez retirer un accès à tout moment.
Et si votre prochain recrutement administratif était… une externalisation ?
Un premier échange de 30 minutes, gratuit et sans engagement, pour faire le point sur votre administratif et voir ce que je peux prendre en charge.
Ou réservez directement un créneau de 30 minutes
Travailler avec Pro-Secrétariat Catalan, c'est dégager du temps et gagner de l'argent.