Secrétaire salariée ou secrétariat externalisé : combien coûte réellement chaque solution ?

Par Laetitia Trevino, fondatrice de Pro-Secrétariat Catalan · publié le 7 octobre 2026

« Une secrétaire, c'est un salaire. » C'est souvent ainsi que l'on raisonne, et c'est ce qui fausse la comparaison. Une salariée coûte bien plus que son salaire brut, et un secrétariat externalisé coûte parfois plus cher à l'heure, mais seulement pour les heures réellement utiles. Voici comment comparer les deux solutions sur des bases justes.

Ce que coûte réellement une secrétaire salariée

Le point de départ est le salaire brut. Depuis le 1er juin 2026, le SMIC s'élève à 12,31 € brut de l'heure, soit environ 1 867 € brut par mois pour 35 heures. Une secrétaire ou une assistante administrative expérimentée est généralement payée davantage : autour de 2 450 € brut par mois en moyenne, selon salairebrut-en-net.fr.

À ce salaire s'ajoutent de nombreux coûts que l'on oublie facilement. L'étude publiée par Plateya en avril 2026 les détaille pour une secrétaire payée 2 200 € brut par mois :

Ces montants sont des ordres de grandeur. Le taux de cotisations dépend notamment du niveau de salaire : la réduction générale des cotisations patronales, réformée en 2026, allège fortement les charges sur les salaires proches du SMIC et de moins en moins au-delà. Pour un chiffrage exact dans votre entreprise, demandez une simulation à votre expert-comptable ou utilisez le simulateur de l'URSSAF.

Les coûts qui n'apparaissent dans aucun tableau

• Le temps de recrutement : annonce, tri des candidatures, entretiens, période d'essai.
• Le temps de formation à vos outils, vos clients et vos habitudes.
• Le temps de management : organiser, vérifier, faire le point.
• Les creux d'activité : une salariée est payée même quand il y a peu à faire.
• Le départ : quand elle s'en va, une partie du savoir-faire part avec elle.

Ce que coûte un secrétariat externalisé

Deux modes de facturation coexistent.

À l'heure. D'après la même étude Plateya, une secrétaire indépendante facture en général entre 30 et 40 € HT de l'heure pour du secrétariat classique, et entre 35 et 50 € HT pour de l'assistanat de direction. Sur une base de 80 heures par mois à 35 € HT, cela représente 33 600 € HT par an, sans aucun coût annexe.

Au forfait. Vous ne payez pas des heures, mais un périmètre : les devis partent, les factures sont émises, les relances sont faites, quel que soit le temps passé. Les forfaits de Pro-Secrétariat Catalan sont affichés :

Le détail de ce que comprend chaque forfait est sur la page Tarifs.

Un point souvent oublié : si votre entreprise récupère la TVA, le coût réel d'une prestation externalisée est son montant hors taxes. Le salaire et les cotisations, eux, ne comportent pas de TVA récupérable.

La comparaison, côte à côte

Le bon calcul : le coût par heure utile

Une salariée à temps plein travaille environ 1 600 heures par an. Avec un coût total d'environ 44 400 €, l'heure revient à près de 28 € : c'est moins qu'une indépendante à l'heure, à condition que toutes ces heures soient occupées.

Si votre besoin réel est de 40 heures par mois, vous payez environ 135 heures pour en utiliser 40. Le coût de chaque heure utile dépasse alors largement celui d'un secrétariat externalisé. C'est pour cela que la question à se poser n'est pas « combien coûte une secrétaire ? », mais « combien d'heures d'administratif ai-je vraiment ? ».

Et le mi-temps ?

Un poste à mi-temps divise le salaire par deux, mais pas tous les coûts : le recrutement, la formation, le poste de travail et une partie de la gestion restent les mêmes. Les candidates sont aussi plus difficiles à trouver et à garder. Pour 15 à 20 heures par semaine, l'externalisation est souvent plus simple et plus économique.

Calculer votre propre comparaison en quatre étapes

1. Mesurez pendant deux semaines le temps passé sur l'administratif : devis, factures, relances, mails, classement, salariés, fournisseurs.
2. Listez les tâches que vous voulez déléguer, et celles qui exigent une présence sur place.
3. Chiffrez le coût salarié avec une simulation de votre expert-comptable, en ajoutant les coûts annexes du tableau.
4. Demandez un devis d'externalisation sur le même périmètre, puis comparez le coût par heure réellement utile.

Quand chaque solution est la bonne

• Embauchez si vous avez besoin d'une présence quotidienne (accueil, téléphone, courrier papier) et d'un volume proche d'un temps plein toute l'année.
• Externalisez si le besoin est réel mais partiel, variable selon les saisons, ou s'il demande des compétences pointues comme la facturation du bâtiment ou les appels d'offres.
• Combinez si vous avez déjà une salariée : un secrétariat externalisé peut prendre en charge ce qu'elle n'a pas le temps de faire, ou la remplacer pendant ses absences.

Les critères de décision, au-delà du coût, sont développés dans l'article Secrétaire salariée ou indépendante : que choisir ? Pour une entreprise du bâtiment, voyez aussi les missions d'une secrétaire BTP. Le fonctionnement de mon accompagnement est présenté sur la page Secrétariat externalisé.