Secrétaire BTP : quelles missions lui confier ?

Par Laetitia Trevino, fondatrice de Pro-Secrétariat Catalan · publié le 7 octobre 2026

Dans une entreprise du bâtiment, le dirigeant fait souvent tout : le chiffrage, le chantier, les clients, et l'administratif le soir. Une secrétaire spécialisée dans le BTP connaît les documents du métier et peut reprendre une grande partie de ce travail, salariée ou à distance.

Le commercial et la facturation

• Mettre en forme les devis à partir de votre chiffrage, les envoyer et les relancer.
• Préparer les factures d'acompte à la signature.
• Établir les situations de travaux à partir de l'avancement que vous validez.
• Émettre les factures de solde et les avoirs.
• Relancer les impayés, de la relance courtoise à la mise en demeure.
• Suivre les retenues de garantie et les cautions.

Les achats et les fournisseurs

• Passer ou confirmer les commandes de matériaux.
• Rapprocher les bons de livraison et les factures, signaler les écarts.
• Préparer l'échéancier de paiement et transmettre les pièces à votre expert-comptable.

La méthode est détaillée dans l'article gérer les factures fournisseurs dans le BTP.

Les sous-traitants et les documents de l'entreprise

• Réunir et renouveler les documents des sous-traitants, dont l'attestation de vigilance.
• Préparer les déclarations de sous-traitance.
• Tenir à jour les attestations de l'entreprise : Kbis, URSSAF, fiscales, assurances.
• Monter et renouveler les dossiers de qualification (Qualibat, RGE).

Les chantiers et le personnel

• Ouvrir et tenir les dossiers chantier.
• Préparer les documents de démarrage et de fin de chantier.
• Gérer l'administratif des salariés : dossiers d'embauche, cartes BTP, suivi des absences, éléments transmis pour la paie. Les bulletins de paie restent établis par votre expert-comptable ou votre gestionnaire de paie.

Les appels d'offres

Veille, préparation des pièces de candidature, mise en forme du mémoire technique, dépôt sur les plateformes : c'est un travail précis et chronophage, souvent le premier que l'on délègue. Voyez l'article externaliser ses réponses aux appels d'offres.

Ce qui reste au dirigeant

Le chiffrage technique, les prix, les décisions commerciales, la signature des contrats et la validation de l'avancement restent entre vos mains. La secrétaire prépare, vérifie, envoie et suit ; vous décidez. Les tâches comptables, elles, relèvent de votre expert-comptable.

Salariée ou à distance ?

Une secrétaire salariée est utile si vous avez besoin d'une présence quotidienne au bureau. Si le volume ne justifie pas un temps plein, une secrétaire BTP à distance prend le même périmètre pour un forfait mensuel. Les chiffres sont comparés dans l'article combien coûte réellement chaque solution, et le détail de mon accompagnement est sur la page Secrétariat BTP.