Quels documents administratifs demander à un sous-traitant dans le BTP ?

Par Laetitia Trevino, fondatrice de Pro-Secrétariat Catalan · publié le 7 octobre 2026

Faire appel à un sous-traitant engage votre responsabilité. Si ses papiers ne sont pas en règle, vous pouvez être tenu de payer ses cotisations impayées, voir votre client contester la sous-traitance ou vous retrouver sans assurance en cas de sinistre. La bonne pratique : constituer son dossier avant le premier jour de chantier, puis le tenir à jour.

Les pièces sur l'entreprise

• Un extrait d'immatriculation récent : Kbis, extrait du répertoire des métiers ou équivalent.
• L'attestation de vigilance URSSAF pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, à la signature puis tous les six mois jusqu'à la fin des travaux. Elle fait l'objet d'un article dédié : l'attestation de vigilance URSSAF.
• La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail qu'il emploie sur le chantier, pour ces mêmes contrats.
• Ses qualifications (Qualibat, RGE…) si le marché ou le client les exige.

Les assurances

Demandez les attestations de responsabilité civile professionnelle et de responsabilité décennale en cours de validité. Vérifiez qu'elles couvrent bien les activités confiées : un plaquiste assuré pour le plâtre n'est pas forcément couvert pour de l'étanchéité. Notez la date d'expiration et redemandez l'attestation à son renouvellement.

Le contrat et l'acceptation par le client

La sous-traitance est encadrée par la loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975. Deux points sont souvent oubliés :

• le sous-traitant doit être accepté par le maître d'ouvrage, et ses conditions de paiement agréées. En marché public, cela passe par une déclaration de sous-traitance, souvent sur le formulaire DC4 ;
• en marché privé, vous devez garantir son paiement par une caution bancaire ou une délégation de paiement. À défaut, le contrat de sous-traitance peut être annulé à sa demande.

En marché public, un sous-traitant accepté dont la part atteint 600 € TTC est payé directement par l'acheteur.

Un contrat écrit doit préciser les travaux confiés, le prix, les délais, les conditions de paiement et les pièces à fournir.

Sur le chantier

• Ses salariés doivent avoir leur carte BTP, demandée par leur employeur.
• Les documents de prévention du chantier (plan particulier de sécurité, plan de prévention) doivent intégrer son intervention lorsqu'ils sont requis.

La facturation du sous-traitant

Lorsque le sous-traitant réalise des travaux de construction pour le compte d'une entreprise principale assujettie à la TVA, il facture hors taxes, avec la mention « Autoliquidation » : c'est l'entreprise principale qui déclare la TVA. Un sous-traitant en franchise de TVA, comme beaucoup de micro-entrepreneurs, facture sans TVA avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Les cas particuliers se vérifient avec votre expert-comptable. Vérifiez cette mention à réception de ses factures, dont le traitement est détaillé dans l'article gérer les factures fournisseurs dans le BTP.

Une liste de contrôle par sous-traitant

Le plus efficace est une fiche par sous-traitant, avec chaque pièce, sa date de réception et sa date d'expiration. Un rappel automatique vous prévient quinze jours avant chaque échéance. Je mets en place et je tiens ce suivi dans le cadre d'un secrétariat BTP externalisé. Pour la vue d'ensemble, voyez le guide Comment gérer l'administratif d'une entreprise du BTP.