Comment gérer les factures fournisseurs dans le BTP ?

Par Laetitia Trevino, fondatrice de Pro-Secrétariat Catalan · publié le 7 octobre 2026

Négoces de matériaux, location de matériel, sous-traitants, carburant : une entreprise du bâtiment reçoit beaucoup de factures, souvent pour plusieurs chantiers à la fois. Sans contrôle, on paie des quantités jamais livrées, on oublie des avoirs, et on découvre en fin d'année qu'un chantier a coûté plus cher que prévu.

Le contrôle en trois pièces

Chaque facture est rapprochée de deux documents :

• la commande (ou le devis du fournisseur) : le prix et les remises négociés ;
• le bon de livraison signé sur le chantier : les quantités réellement reçues.

Si les trois concordent, la facture peut être validée. Sinon, on note l'écart et on demande un avoir avant de payer. C'est le geste qui fait le plus économiser, et le plus souvent négligé faute de temps.

Un circuit de validation court

1. La facture arrive dans une adresse mail unique dédiée aux factures.
2. Elle est enregistrée avec le numéro du chantier concerné.
3. Elle est rapprochée de la commande et du bon de livraison.
4. Le chef de chantier ou le dirigeant la valide en cas de doute.
5. Elle entre dans l'échéancier de paiement, puis elle est transmise à l'expert-comptable.

Respecter les délais de paiement

Entre professionnels, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Un échéancier hebdomadaire vous permet de payer à l'échéance, ni trop tôt pour votre trésorerie, ni trop tard pour vos relations avec les fournisseurs. Pensez aussi aux escomptes pour paiement anticipé quand ils sont proposés.

Affecter chaque dépense à un chantier

En notant le numéro du chantier sur chaque facture, vous pouvez suivre les dépenses réelles de chaque chantier et les comparer au devis en cours de route, pas seulement à la fin. Ce suivi des dépenses par chantier vous sert à piloter votre activité ; la comptabilité reste tenue par votre expert-comptable.

Les factures des sous-traitants

Pour les travaux sous-traités, vérifiez la mention « Autoliquidation » et l'absence de TVA facturée (ou la mention de franchise de TVA pour un micro-entrepreneur), ainsi que la validité de l'attestation de vigilance avant de payer. Les autres pièces à réunir sont listées dans l'article documents à demander à un sous-traitant.

La facture électronique arrive déjà chez vous

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises, dont de nombreux négoces et loueurs, les émettent déjà. Si ce n'est pas encore fait, choisissez la plateforme agréée qui recevra vos factures. Le détail est dans l'article la facture électronique dans le BTP.

Ce que je prends en charge

Dans un secrétariat BTP externalisé, je réceptionne les factures, je les rapproche des commandes et des bons de livraison, je réclame les avoirs, je prépare l'échéancier et je transmets les pièces à votre expert-comptable, qui reste en charge de la comptabilité. Pour la vue d'ensemble, voyez le guide Comment gérer l'administratif d'une entreprise du BTP.